Recherche urgent secrétaire de direction
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Recherche urgent secrétaire de direction

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Une entreprise de BTP de la place recherche urgemment pour besoin de ses services une secrétaire de direction

I- Présentation

La secrétaire  de Direction est rattachée à la Direction Générale. Elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail de ses responsables. Au premier rang de ses missions : traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques, frappe de courrier, organiser l'agenda, classement 

II - Activités principales

Organiser les rendez-vous, le planning du Directeur Général, filtrer les appels et les accueils physiques

- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, offre et tous autres document interne et externe.
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
- Organiser les déplacements du Directeur Général
- Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...)
- Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques
- Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations
- Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules...
 
III - Position Hiérarchique
L'Assistante de Direction est rattachée à la Direction Générale. 

IV- Qualifications Requises
- Bac + 2 (BTS en secrétariat)
- Expérience significative à un poste similaire.
- Maîtrise de l'environnement bureautique (Word, Excel et Power point)
- Bilingue Français/Anglais

V- Qualités Requises                             
- Expérience confirmée                                          

- Disponible

- Très bonne présentation physique                    

-  Sens des responsabilités

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