URGENT: l'OIT recherche Assistant(e) Administratif(ve) & Financière Projet PEAJEUNES
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URGENT: l'OIT recherche Assistant(e) Administratif(ve) & Financière Projet PEAJEUNES

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OIT (Organisation internationale  du Travail)

AVIS DE VACANCE DE POSTE N° HRD/AAF/PEAJEUNES-006-10-2016

Le  Bureau International du Travail (BIT) à Yaoundé - (EDT/BP)  cherche à recruter une  personne qualifiée et  hautement motivée pour le poste de: 
Assistant(e) Administratif(ve) & Financière Projet PEAJEUNES (G5) 
Type de contrat: FT (un  an renouvelable) 
Lieu d'affectation et date probable  de prise de fonction : Yaoundé, 21/11/2016 

1. Supervision
L'Assistant(e)  Administratif(ve) et  Financier(ère)  travaillera sous l'autorité générale de  la  Directrice de l'ETD/BP Yaoundé  et  la  supervision  directe  du  Coordonnateur National de  la composante BIT

2. Tâches et responsabilités
L'Assistant/e Administratif(ve) et Financier(ère)  sera globalement chargé(e) de:

Tâches administratives   
• Mener à bien toutes les  opérations nécessaires afin de permettre d'autoriser et d'effectuer les dépenses au titre du  budget  alloué au projet, notamment effectuer  les  calculs,  demander  des  fonds  et régler  les paiements;
• Contrôler  les  opérations  administratives  et  financières du projet concernant  les  engagements et les dépenses et procéder  aux  ajustements  nécessaires pour optimiser l'utilisation des ressources;
• Fournir  un  appui administratif à l'occasion  de réunions  et  de  séminaires organisés  dans  le  cadre  du projet. Apporter  un  appui  dans  la  coordination  des voyages et du  logement des participants,  et la rédaction  de  la  correspondance  y  relative  ;  Apporter  un appui  pour  le  recrutement d'experts et/ou de  consultants. Ces activités impliquent  la saisie des informations  contractuelles  dans  une  base  de  données, la rédaction de la  correspondance et l'actualisation des dossiers ;
• Participer  à  des  réunions  internes  afin  de  fournir des  informations  sur  des  questions administratives  et financières  ;
• Rédiger des projets de  correspondances, mémorandums et rapports administratifs sur la  base de directives  orales  ou  écrites,  de  correspondances  antérieures  ou d'autres  sources  d'informations  disponibles  conformément  aux  procédures  standards  du bureau;
• Assurer les approvisionnements, gérer les biens et fournitures  et  tenir  un  inventaire à jour des biens acquis dans le cadre du projet;
• Assurer la  gestion des  conventions et  contrats  passés par le  projet;
• Recevoir,  trier,  enregistrer  et  acheminer  la  correspondance,  y  joindre  les  documents  d'information nécessaires et  en assurer le  suivi;
• Tenir à jour  les  registres  et autres dossiers relatifs à l'activité  du service de même que  les dossiers confidentiels et généraux;
• Prendre  les  dispositions relatives aux déplacements des experts et  consultants,  les informer  et les assister  dans  le domaine  des  procédures  et règlementations  financières  applicables  au sein du BIT  et dans  le pays;
• Organiser  tous  évènements  initiés  par  le  projet (séminaires,  réunions  d'information,  conférences, voyages d'études, expositions, actions  médiatiques, ...),  préparer  les budgets y relatifs et assurer leur mise en œuvre;
•  Assister  le  Coordonnateur du  projet  dans  le  remplissage des formalités administratives, en étroite collaboration avec le  fonctionnaire  du  Bureau  responsable.

Tâches  financières 
• Enregistrer  les  engagements  et  les  dépenses  et tenir à jour l'état permanent des  allocations de  crédit au  regard des  engagements  de dépenses;
• Veiller  à  l'exactitude  des calculs dans les  ordres de paiements  et  s'assurer  que les  documents justificatifs sont  complets et conformes; 
• Classer,  vérifier  et  traiter  les  demandes  de  paiements, vérifier  les  bordereaux,  les  prix et les  factures au titre  du versement  d'indemnités;
• Tenir à  jour, vérifier et corriger  les états  comptables du projet  provenant du système  FISEXT  et  déceler  les anomalies  et  données erronées éventuelles;
• Établir  des  rapports  financiers  périodiques sur  les comptes  du projet, en notant les  problèmes  éventuels posés par  les  dépassements  de coûts ou les  rentrées inférieures  aux  prévisions;
• Établir  des rapports spécifiques pour expliquer  tes problèmes ou donner d'autres explications  conformément aux  instructions  reçues; 
• Calculer et  compiler  les estimations de coûts et les dépenses  prévisionnelles  et  collaborer  à  l'établissement des  états et prévisions de trésorerie;
• Assurer la  préparation  des  dossiers d'appel de  fonds auprès  du bailleur,  sur la  base des rapports  d'activités et des  plans de  travail/budgets  prévisionnels du  projet;  •
• Maintenir  les  systèmes  de  suivi,  de  surveillance et/ou d'information relatifs aux engagements et  aux dépenses,  en  respectant  les  délais,  conformément aux règles financières en  vigueur au sein du  Bureau International du Travail;
• Calculer  les  estimations de budgets et le paiement de DSA à l'occasion  de réunions  et  séminaires  organisés  dans  le  cadre du projet; préparer le  rapport  financier.

3. Qualifications  requises: Formation, expérience, connaissance  linguistique,  et  aptitudes professionnelles.

Formation: Le ou la candidat(e) doit avoir achevé des études secondaires suivies  d'un diplôme professionnel en  gestion,  comptabilité  ou  finances  décerné par  une école  de commerce,  une  université  reconnue  ou  une  formation jugée équivalente. 

Expérience professionnelle: Au moins cinq ans d'expérience dans  une fonction  administrative  et financière. 
Avoir de bonnes  références  en matière de gestion  du personnel,  de  communication  et  des  relations  publiques. 

Connaissances linguistiques:  Parfaite maîtrise de l'une des  langues  officielles  du Cameroun,  français ou anglais (parlé  et  bonnes  capacités  rédactionnelles)  et  capacité  à travailler dans la  seconde langue. 

Compétences et Aptitudes professionnelles: 
Aptitude  à  traiter  les  opérations  administratives  et financières,  à tenir  les  documents  financiers  et administratifs,  et  à  élaborer  les  rapports  y  afférents.  Bonne maîtrise de  l'outil  informatique,  notamment  de  l'environnement  bureautique  Windows  (Ward,  Excel,  Access, Power point, ...) ainsi que  des  logiciels courants de comptabilité.
Aptitude  à  effectuer  des  recherches  sur  Internet. 
Aptitude  à  travailler  avec  des données  et  des  documents confidentiels ; 
Connaissance  des  pratiques de  la  gestion  des  projets  et aptitude à maîtriser rapidement les procédures propres à l'OIT  en matière administrative et  financière; 
Facultés d'organisation de  son propre travail.  Aptitude à  s'intégrer  au  sein  d'une  équipe  et  à  travailler  sous pression.  Disponibilité  à  effectuer  des  déplacements fréquents hors de Yaoundé, en cas  de  besoin ; 
Sens  des  responsabilités  et  disponibilité  à intégrer  les valeurs du BIT ; 
Aisance  dans  les  contacts  avec  les  partenaires  et aptitude  à répondre à  leurs sollicitations. 

Date limite:  le  21  octobre 2016 à 12 heures


 

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